HỌP MẶT ĐỒNG HƯƠNG SÀI GÒN 13-03-2013 Thao Nguyen

NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ TỔ CHỨC

Ngay sau khi đồng hương Kế môn tại Sài gòn tổ chức ngày hội Cúng làng và Họp mặt đầu năm Qúy Tỵ 2013, đã có những ý kiến phản hồi xây dựng chân thành từ phía bà con đồng hương. Nói chung, đa số ý kiến tán đồng khen ngợi ban tổ chức, cho rằng năm nay tiến bộ còn hơn cả năm trước, vốn đã được đánh giá là khá thành công. Rõ nét nhất là số lượng bà con và quan khách tham dự năm nay còn đông hơn cả năm ngoái, mà trong đó giới trẻ và trung niên đã chiếm đa số. Tuy nhiên, bên cạnh lời khen cũng có những góp ý nhắc nhở. Với vai trò được giao là “chuẩn bị nội dung” và “đạo diễn chương trình” cho buổi họp mặt, tôi xin thành thực biết ơn trước những ý kiến đóng góp này, đồng thời cũng xin được bày tỏ đôi điều về “quan điểm” của ban tổ chức để bà con khỏi thắc mắc.

Nói chung, so với chương trình chi tiết được dự trù thì thực tế đã diễn ra đúng đến 90%, nếu không nói là gần như trọn vẹn.

1.-Về giờ giấc :

Thông thường, một buổi hội hè liên hoan (ngồi nhiều hơn đứng) chỉ nên kéo dài tối đa không quá 4 giờ. Chúng tôi bắt đầu lúc 4 giờ chiều và dự kiến kết thúc lúc 8 giờ là hợp tình hợp lý. Trên thư mời, chúng tôi ghi mời bà con đồng hương lúc 3g30, có nghĩa là đã trừ hao (theo thông lệ “giờ cao su”) từ 30 phút đến một giờ. Và đúng như dự trù, 4 giờ bắt đầu lễ cúng làng thì bà con vừa có mặt đến 70%, cũng vừa đủ trang trọng để tiến hành nghi thức lễ cúng truyền thống.

Riêng quan khách, rút kinh nghiệm năm ngoái và từ các làng bạn, chúng tôi đã không mời cùng giờ mà trễ hơn 1 giờ, nghĩa là vào lúc 4g30 (đã trừ hao 30 phút), để đúng 5 giờ thì bắt đầu mở màn buổi họp mặt. Thực tế là đúng 5 giờ chúng tôi cương quyết mở màn như dự trù, mặc dầu chỉ mới có chưa tới 1/3 số quan khách có mặt ( và số vị khách còn lại đã lần lượt đến đông đủ lúc 5g30). Sở dĩ như vậy vì hầu như trước đó, ở làng nào, quan khách cũng phải chờ chờ đợi đợi. Mà các vị thì đa số già cả, ngồi mãi mỏi lưng mỏi cổ, họ nghĩ Kế Môn cũng không khác gì nên trừ hao tới một giờ ! Và không ngờ, chúng ta cũng không ưa gì việc dùng “giờ cao su”, vốn đang trở thành một nếp không hay trong thời đại văn minh này.

Các tiết mục trong chương trình, theo tôi ghi nhận, cũng đã diễn ra rất khớp với thời lượng dự kiến : 5 giờ bắt đầu thì đến 6g15 kết thúc phần “Diễn đàn” để chuyển sang phần “Liên hoan Văn nghệ”. Và thực tế, phần ẩm thực ca hát này đã diễn ra hơn một giờ rưỡi như mong ước : kết thúc vào lúc xấp xỉ 20 giờ.

2.-Về nội dung :

Ở đây phải nói một chút về ca khúc mở màn “Đồng hương Kế Môn họp mặt” với điệu fox vừa mạnh mẽ vừa thiết tha, dồn dập mà tôi đã cố đưa vào để thu hút sự chú ý của cử tọa, thay vì cứ luôn miệng “kêu gào” “xin bà con ổn định trật tự yên lặng để chúng ta bắt đầu”… vốn đã không hiệu quả.

Cũng như các lần tổ chức mới đây, nhiều người đã thắc mắc là sao ban tổ chức không cho người đến các bàn giữ trật tự để bà con đừng nói chuyện ồn ào nữa. Tôi đã giải thích là không nên làm như vậy. Bởi đơn giản, đây là dịp (năm có một lần) để bà con gặp nhau hàn huyên tâm sự, là chính, còn ăn uống, nghe báo cáo, văn nghệ, dẫu sao cũng chỉ là phụ mà thôi. Và như vậy, muốn bà con chú ý, chỉ có cách hiệu quả nhất là gây ấn tượng mạnh mẽ từ sân khấu.

Cũng có bà con thắc mắc là sao có …nhiều người báo cáo quá vậy mà không quy về một hai người cho gọn. Xin thưa, nội dung chương trình, mặc dầu đã chắt lọc, chỉ giữ lại những phần cần thiết, nhưng cũng phải kéo dài hơn một giờ mới đạt yêu cầu. Đó là nói trong trường hợp không có trở ngại, không có thời gian chết. Mà một hai người báo cáo thì tỷ lệ từng người quá dài, cử tọa sẽ đâm chán (và tất nhiên là nói chuyện nhiều hơn) !

Nhưng mặt khác, và quan trọng hơn là chúng tôi đã cố ý dùng diễn đàn để giới thiệu với bà con các thành viên chủ chốt trong ban điều hành hội, với mỗi người được phân công một vai trò khác nhau : từ trưởng ban điều hành, cho đến câu lạc bộ trẻ và các ban bệ chuyên môn lần lượt như liên lạc-hội viên, giao tế-nghi lễ, vận động-khuyến học và văn hóa-truyền thông. Đó chẳng phải là một cách giới thiệu mà không cần giới thiệu, hay nói vui là “2 trong 1” ư ? Và chắc chắn là những khuôn mặt “mới” với từng báo cáo ngắn gọn sẽ “hấp dẫn” người nghe hơn.

Tuy nhiên tôi vẫn tiếc một điều là các “diễn giả” ( trừ ban liên lạc-hội viên) đã không đưa micro lên sát miệng (như đã yêu cầu) để nói cho rõ và to hơn để “át” đi tiếng râm ran chuyện trò bên dưới. Dẫu sao, và quan trọng hơn là các thành viên cũng đã trình bày đầy đủ nội dung và thời lượng dành cho mình, rất khớp với dự trù.

3.-Về hình thức :

Trước tiên phải nói về hình thức trao tặng hoa và khánh mừng thượng thọ cho tân “hội trưởng danh dự” và các cụ ông, cụ bà. Nhiều bà con đã thẳng thắn góp ý : sao lại trao tặng ngay tại bàn mà không làm “bình thường” như các làng khác hay các dịp tương tự, nghĩa là mời họ lên sân khấu ? Chúng tôi đã biết rồi thế nào cũng có bà con thắc mắc như vậy. Nhưng chúng tôi đã “tùy tình hình” và vẫn bảo vệ cách làm riêng của mình.

Bản thân tôi cũng đã đi dự nhiều hội nghị trong đó có phần trao tặng như vậy, và cũng từng chứng kiến những tình huống khá là khó coi, khi những cụ bà, cụ ông tự chống gậy hay con cháu dìu lên sân khấu xếp hàng…chờ lãnh bằng ! Để làm gì ? Để cho cử tọa ngồi ở bên dưới ( mà hầu hết chỉ đáng là con là cháu, thậm chí là chắt) thấy để biết mình sống thọ ư ? Hay để cho ban tổ chức khoe thành tích là đã làm được việc tốt ?

Tôi nghĩ, các cụ ông, cụ bà thượng thọ trong hội đồng hương ta không ai thấy cần phải “khoe mình thọ” như vậy. Mà chỉ thật sự cảm kích tấm lòng của đồng hương, đã quan tâm đến mình. Và ban tổ chức chúng tôi cũng không hề có ý khoe thành tích. Bởi vậy, việc mời các cụ ở lại bàn, chỉ đứng lên, để đích thân trưởng ban điều hành hội đến tận nơi trao hoa cùng khánh mừng và chụp hình lưu niệm là chọn lựa hợp tình hợp lý nhất của chúng tôi. Ấy là chúng tôi chưa nói đến tình thế những lối đi quanh co chật hẹp giữa các bàn ăn, với một sân khấu cao ngất ngưởng thế kia thì việc đưa dìu các cụ lên và xuống ắt là thời lượng không thể cho phép.

Một điều nữa liên quan đến hình thức mừng thọ các cụ mà chúng tôi rất đắn đo và đã làm “khác thiên hạ” là đối với các cụ không đến dự được vì lý do sức khỏe mà chỉ có thân nhân. Chúng tôi chỉ xướng danh chúc thọ, và sau đó đã thầm lặng trao cho thân nhân chuyển về chứ không bắt con cháu các cụ ôm khánh mừng và hoa mà chụp hình như thông lệ ở các nơi khác. Có “khôi hài” không khi nhìn vào ảnh thấy một chàng trai trẻ với tấm bảng “kính mừng thượng thọ cụ ông…”, hay một cô gái ngây thơ với tấm khánh “kính mừng thượng thọ cụ bà…”? Tất nhiên, trường hợp này sẽ không hề giống với tình huống phụ huynh thay con, thay cháu để nhận quà khuyến học được. Và rõ ràng, chúng tôi đã mời các em hoặc phụ huynh lên sân khấu, nơi mà chính các em, các cháu vẫn muốn khoe trước đám đông là mình học giỏi.

4.- Về văn nghệ :

Đây chính là điều mà chúng tôi băn khoăn nhất và “thề” dứt khoát là năm tới phải làm cho có chất lượng hơn. Thật ra, bà con tới đây không phải là để coi văn nghệ hay ca nhạc như thông thường ( vì ở Sài gòn thiếu gì nhà hát và tụ điểm ca nhạc). Nhưng đây là một chương trình văn nghệ “cây nhà lá vườn”, ví như một tảng băng mà phần nổi là để giúp vui bên cạnh phần ẩm thực, nhưng phần chìm, quan trọng hơn là nhằm gây quỹ khuyến học : tặng hoa (kèm tiền) cho “ca sĩ” chính là tặng cho quỹ khuyến học.

Vì vậy, chương trình văn nghệ càng phong phú, nói khác là càng kéo dài thời gian cho phần này, thì “nguồn thu” của quỹ khuyến học càng khả quan hơn và ngược lại.

Có hai lý do đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả trên. Một là hội ta chưa lập được một đội văn nghệ đúng với yêu cầu. Yêu cầu ở đây không hẵn là phải chuyên nghiệp, mà chỉ cần các thành viên nhiệt tình, bạo dạn lên và cố gắng hát cho được các bài hát nằm trong chủ đề “Quê hương và mùa xuân” như đã đề ra. Mặt khác, văn nghệ ở đây không chỉ có hát, mà còn nhiều “bộ môn” hấp dẫn và thích hợp khác như nói vè, hò, ngâm thơ, thậm chí là kịch, là tấu hài…đòi hỏi phải có nhiều thành viên tham gia, kể cả lớp trung và lão niên.

Có như vậy, chương trình mới chủ động lái nội dung về sát với chủ đề mong muốn, bởi thực tế, có nhiều các đồng hương vẫn “vô tình” tham gia bằng những bài hát không hợp với chủ đề mà vì lịch sự, chúng ta khó lòng từ chối.

Lý do thứ hai là thực đơn và tốc độ tiếp các món ăn. Rút kinh nghiệm các lần trước, chúng ta đã hợp đồng với chủ nhà bếp (vốn cũng là một đồng hương nhiệt tình) lệnh cho phục vụ…dọn chậm lại (thay vì cứ hết món là tiếp ngay) để kéo dài thời gian nhâm nhi của thực khách. Nhưng rủi thay, chủ trương về thực đơn năm nay của ban tổ chức là đơn giản hóa món ăn để tránh tình trạng dư thừa lãng phí, và cũng để tiết kiệm chi phí (chỉ có ba món quê hương), nên dù có kéo dãn đến mấy cũng có chừng mực. Mà kinh nghiệm hễ đến món tráng miệng là bà con đã bắt đầu chuẩn bị ra về ( vì đã ngồi gần 4 tiếng đồng hồ, mỏi lưng rồi). Vì vậy, rốt cục, chương trình văn nghệ năm nay vẫn không có điều kiện để kéo dài thêm. Kết quả là quỹ khuyến học đã không vận động được như ý qua sự kiện này. Rất may “nguồn thu” đã được bù đắp qua sự kiện đấu giá bức tranh, được coi là khá thành công.

Tóm lại, tuy Họp mặt đồng hương, mỗi năm hội chỉ tổ chức có một lần, và mỗi lần chỉ diễn ra vỏn vẹn bốn tiếng đồng hồ ngắn ngủi, nhưng lại phải thỏa mãn cả ba nội dung : vừa lễ cúng trang trọng, vừa báo cáo diễn đàn, lại vừa liên hoan văn nghệ. Nên ngay từ đầu tháng 10 âm lịch, các ban bệ của hội đã bắt đầu khởi động. Nào là cập nhật thông tin từ hội viên, không những ở 22 quận huyện của thành phố mà còn ở các tỉnh lân cận. Nào là thu thập thông tin về học sinh, sinh viên giỏi để phát thưởng; thông tin các cụ bà, cụ ông để mừng thọ; sơ, tổng kết thu chi tài chính để báo cáo…Chưa kể ngay từ tháng 6 đã phải hợp đồng sơ

bộ về mặt bằng, vốn là một điều kiện quan trọng và “đau đầu” nhất của ban Điều hành bao năm qua. Nói chung là các ban chuyên trách, ai lo việc nấy, đều phải vào cuộc không chậm trễ.

Cũng như năm rồi, năm nay, phải nhìn nhận rằng, sự thành công trong tổ chức ngày Họp mặt, một phần quan trọng được đóng góp từ CLB Trẻ. Một MC nữ trẻ trung là hiện tượng mới lạ chưa từng thấy trong các dịp lễ hội đồng hương làng. Một đội ngũ tiếp tân duyên dáng, bặt thiệp, chu đáo đã tạo được ấn tượng rất tốt với bà con đồng hương cũng như quan khách. Có thể nói đây chính là một điểm nhấn, một lợi thế so với các làng bạn. Đặc biệt với các tà áo dài truyền thống quê hương nhiều màu sắc tươi đẹp, đã tô điểm cho không gian ngày hội đồng hương làng một nét tươi vui và đầy quyến rũ. Cũng có thể nói đây lại là một điểm độc đáo nữa của đồng hương làng Kế Môn tại Sài gòn vậy.

Xin cám ơn các bạn trẻ rất nhiều. Hẹn sang năm chúng ta lại sẽ gặp nhau trong ngày Họp mặt : đông hơn, vui hơn và đặc biệt, chương trình văn nghệ sẽ dồi dào, phong phú hơn. Muốn vậy, ngoài công việc tất bật hằng ngày, nhớ nhín ra vài phút để tập luyện. Nhớ nhé !…Xin chúc các bạn mãi mãi lạc quan và yêu đời, nhiều nghị lực để vượt qua những khó khăn và thử thách trong cuộc sống.

*NGUYÊN THANH